「広報のはじめの一歩『プレスリリース』」でもお伝えしたように、企業の情報を外に向けて発信することは、広報部門の重要な業務の一つです。そのためには自社の新しい商品やサービス、社内での取組みを常に把握しておく必要があります。また、情報を外に出すだけではなく、社内へ情報を還流することも広報の役割です。広報はまさに会社の情報基地なのです。
広報の仕事は多岐にわたり行う業務はたくさんありますが、ここでは社内の情報をキャッチする、社内へ情報提供する、といった視点で広報の基本とも言える2つの業務を解説します。
社内の情報をキャッチ「社内取材（ヒアリング）」
企業としての発表案件は正式なルートで広報担当者に伝えられますが、時には、ニュースバリューのある話題が社内で埋もれてしまうケースも。会議での決定事項や公式の発表をプレスリリースとして発信するばかりではなく、社内の各部門から新しい情報や話題を掘り起こしていくことも重要です。例えば、社員の健康をテーマとして、「エアロバイクを社内に設置！社員の運動不足解消」「走った距離をポイントで還元！」というのはどうでしょう。最近はPC台が設置できるエアロバイクも登場しているようです。「働きながらエアロバイク！」という企画もメディアの興味を引きそうです。
社内の取組みや話題を発掘して社外に発信する情報として整理し、メディアに価値あるニュースとして伝えることも広報の大切な役割です。各部署を訪問し、社外に発信できるネタがないか積極的に取材（ヒアリング）を行いましょう。また、メディアが関心を持ちそうな企画を、広報部門から社内に提案し、能動的にネタを作るのも一案です。
社内への情報提供「報道クリッピング・モニタリング」
報道クリッピング・モニタリングはTVや新聞、Webニュースを見て、自社や業界に関する記事をチェックし、重要なものをクリッピングして、経営層や関連部署に迅速に情報を提供する業務です。自社に関する報道はもちろん、世の中のニュースや関心事、業界のトレンドをお知らせするのもよいでしょう。
プレスリリースの発信や記者発表などで社外に情報を出した後は特に、しっかりと見ていきます。発出した情報がどのような記事になっているか、どのような媒体で報道されているのか、把握しておきましょう。報道によってどのような効果があるかを、数値で換算する報道分析も有用な手段です。
TVやWebニュースなどに自社の情報が掲載されると、やはり嬉しいものです。会社全体のモチベーション向上につながり、従業員エンゲージメントにもよい影響をもたらします。社内に報道を共有することにより、社内の情報共有が活性化し広報活動への理解も深まる効果もあります。
クリッピングは著作権に配慮して行う必要があり、複製をする場合には、日本複写権センターやクリッピング会社などへの相談をおすすめします。
これらのステップを踏むことで、広報部門は会社全体の情報発信基盤を強化し、社内外に対する影響力を高めることができます。
ココノッツでは、ヒアリングのサポートや報道クリッピング・モニタリング、報道分析も承っていますので、ぜひご相談ください。