広報部門のやっていることがあまり知られていない、広報活動でどんな成果が出ているの？と聞かれる、という広報担当者のお悩みもあります。広報の存在価値を高めるにはどうしたらようでしょうか。いろいろな方法があると思いますが、ここでは「社内コミュニケーションの強化」と「成果の共有」について、考えてみましょう。
社内コミュニケーションを強化するには
◆積極的な情報収集
社内を積極的に回り、こまめに各部署の最新情報や話題を集めておきましょう。そのためには、役員や部門長との良好な関係を築く必要があります。親しみやすく、信頼される存在になることで、より多くの情報が広報部に流れてくるようになります。
◆タイムリーな情報共有
自社から出したプレスリリースや情報は、社外に公表すると同時に社内でも共有することが重要です。メールでの速報配信、社内イントラネットやWeb社内報で情報を伝えるとよいでしょう。顧客対応部門やプレスリリースの案件に関連する部署には、事前に情報を伝えておくとスムーズです。
◆報道モニタリング・クリッピングの活用
毎日のニュースクリッピングを活用して、業界の最新動向や自社に関連する報道を、経営層や関連部署に報告しましょう。「これは役立つ」と思われるようになり、広報部門の価値を随時アピールできます。
◆情報を適切に扱う
広報担当者は情報を適切に扱う能力を持つことも大切です。ある会社で、「広報は外に情報を出してしまうから、大切な情報はぎりぎりまで教えないようにしている」というコメントを聞いたことがあります。これでは、せっかくの大切な情報をどう効果的に出すかという広報戦略を立てる時間もありません。逆に、「この広報担当者は話をよく理解してくれる」、「社外秘の話をしても機密を守ってくれる」といった信頼関係を獲得できれば、より深い情報や重要な話題が広報部門にもたらされることになります。これは実績を積み重ねるしかありませんが、広報担当者は社内で信頼される存在になることを目指しましょう。
成果を共有しよう
プレスリリースやプレスイベント、キャンペーンを実施した際に、どのような成果があったのかを社内にフィードバックすることも大切です。広報活動は売上の増加に、直結するわけではありません。そのため、広報としての目標を設定し、目標に対する成果を分析していきます。数値による成果分析（定量）や、報道の文脈や論調の分析（定性）も可視化するとよいでしょう。自社のWebサイトのPVやUU、問い合わせの数も指標になります。取り上げられたニュースに関するツイートなど、SNSでの拡散をモニターする方法もあります。
また、関連部署などに話を聞いてみるのも一案です。「新聞やTVでの報道をみたよ、とお客様に言われた」というフィードバックをもらえると嬉しいですね。こうした評判や口コミも、広報活動の評価と言えるでしょう。
広報の成果レポートとして共有するほか、広報セミナーを実施して、こうした広報活動の成果の事例を紹介するのもおすすめです。
社内コミュニケーションの強化と成果の共有によって、社内で信頼関係を構築していきましょう。こうしたことの継続的な積み重ねによって、広報部門の認知や存在価値が高まっていくことでしょう。