取材や記者発表、プレスリリースを配信した後などに記者から電話やメールで追加の質問や問合せが来ることもあります。
そのタイミングは記者が記事を書いたり、ニュース報道の原稿を作成したりしている最中ということもあります。記者がいざ原稿を書き始めてみると、「あれを確認したい」「ここをもっと詳しく教えてほしい」といった質問が出てきます。また、編集者から「この部分を確認して」と指示を受けている場合もあるでしょう。こうした時は、記事の締め切りが迫っていることも多いので、できるだけ迅速に対応したいものです。
対応のコツは主に３つあります。
１．即答できる質問にはすぐに回答
プレスリリースや記者発表の前には、必ず事前に想定Ｑ＆Ａを作っておきましょう。問い合わせがあったら、Ｑ＆Ａに沿って、迅速に情報を提供します。
２．社に確認が必要な場合の対応
Ｑ＆Ａを用意していても、社内で確認しなくてはならない事項が出てきます。そういう場合は、「いつまでに回答します」という期限を設定して記者に伝えましょう。これにより、記者も記事のスケジュールを調整できます。
３．海外本社の確認が必要な場合
外資系企業に問い合わせたら、「海外本社に確認しないと回答できないので1週間かかります」と言われたという記者のボヤキを聞くことがあります。これでは、記者は書く気が失せてしまいます。せっかくの機会に、自社については言及されない記事になる、あるいは原稿が没になる、報道が見送られるというケースも多々あります。海外本社の承認が必要だと予想できる質問をできるだけ事前に考えて、Ｑ＆Ａを作成する時点で回答の仕方を決めておきましょう。
取材や記者発表に関わる社内関係者のコンセンサスを取る意味でも、Ｑ＆Ａをしっかりと作成しておくのがおすすめです。製品の特長やスペック、取組みのポイントなどの「これは伝えたい」ということは、キーメッセージとして用意しておきましょう。公表できないことや答えづらいことは、どのように回答するか決めておき、記者を待たせずに対応するとよいでしょう。